Conheça as ferramentas de gestão certas para alavancar seu negócio!

Conheça as ferramentas de gestão certas para alavancar seu negócio!

De acordo com um balanço atualizado no final de agosto de 2020 pela Universidade Johns Hopkins, o novo coronavírus já infectou mais de 25 milhões de pessoas ao redor do globo, vitimando mais de 800 mil. Em frente  a esse cenário, acontece uma situação paradoxal. Afinal, a relevância do isolamento social é indiscutível, mas ele afeta a economia, já que empresas param de vender, as pessoas deixam de produzir e também de comprar. O mercado, por sua vez, apresentou sinais claros e reativos a esse momento, com a Bolsa de Valores em queda constante e o dólar nas alturas.

Com isso, para evitar e/ou solucionar eventuais problemas do seu negócio, existem técnicas ou metodologias de gestão que são fundamentais e podem te auxiliar, independentemente se o seu negócio é antigo ou novo no mercado – elas permitem ajudá-lo a caminhar de maneira mais harmônica. Quer saber quais são? Preparamos uma lista com algumas das ferramentas de gestão que toda empresa deve usar!

Análise SWOT

A sigla SWOT vem do inglês “Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats” e significa “Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças”, respectivamente. 

A análise SWOT, ou análise FOFA, como também é conhecida, trata-se de uma ferramenta que analisa os ambientes interno e externo da sua empresa, tendo como objetivo dar suporte ao planejamento estratégico e mercadológico da organização. Sua representação acontece por meio de um quadro dividido em quatro áreas, de acordo com cada letra da sua sigla.

O ambiente interno é formado pela própria empresa e pelos elementos com os quais ela se relaciona diretamente, sendo eles: os fornecedores, os intermediários (agentes que estão entre a empresa e o cliente ou entre a empresa e um fornecedor) e os concorrentes, além dos clientes e públicos-alvos. São aqueles cujas ações de mercado causam impacto uns nos outros.

O ambiente externo é composto por elementos com os quais a empresa não se relaciona diretamente, tampouco se constituem como empresas ou pessoas físicas. São componentes que descrevem o cenário de um país, região, estado ou cidade, sob todos os aspectos que envolvem a vida da sociedade. São eles: cenários econômico, político-legal, demográfico, sociocultural, tecnológico e natural.

Para analisar o ambiente interno, escute o que dizem os clientes e os concorrentes sobre o seu negócio. Ninguém melhor do que eles para fazer esta avaliação. Já na análise do ambiente externo, observe com atenção tudo que acontece nos diferentes cenários que ajuda ou atrapalha a atuação do seu negócio e liste os mais relevantes.

1. As forças são tudo aquilo que o seu negócio tem como diferencial perante à concorrência. Exemplos: qualidade do produto/serviço, atendimento personalizado e boa localização.

2. As fraquezas são tudo aquilo que a concorrência tem de melhor ou o que seus clientes desejam e a sua empresa não oferece. Exemplos: poucos vendedores, má gestão de estoque e falta de programação anual de capacitação da equipe.

3. As oportunidades são fatores externos que favorecem o seu negócio. Exemplos: temporada de verão, valorização de tecidos sustentáveis e aprovação de uma lei que impactará positivamente a sua empresa.

4. Já as ameaças são fatores externos que podem afetar o seu negócio. Exemplos: elevada taxa de juros, recessão econômica da região ou do país, escassez de linha de crédito para capital de giro, ampla concorrência e mercado informal.

Feito este mapeamento, estabeleça relações. Dada uma oportunidade, sua empresa tem o que precisa (força) para aproveitá-la? Alguma das fraquezas listadas pode inibir ou retardar o aproveitamento dessa oportunidade? Isso vai definir se você tem vantagem competitiva. Indo agora para o outro lado: dada uma ameaça, sua empresa tem força para combatê-la? Alguma fraqueza listada contribui com ela? Tendo a força correta, será possível combatê-la. Já se houver alguma fraqueza alimente a ameaça, isso representará perdas e prejuízos para a empresa.

OBZ – Orçamento Base Zero

O Orçamento Base Zero é uma ferramenta ou metodologia utilizada na elaboração do planejamento orçamentário para um determinado período, geralmente o ano seguinte, desconsiderando todos os gastos anteriores, objetivando minimizar custos e despesas e ter uma empresa mais financeiramente saudável, mais enxuta, priorizando o fundamental e eliminando o supérfluo.

A aplicação desta ferramenta na vida de uma pessoa, por exemplo, teria como resultado consumir única e exclusivamente o necessário para viver, ou seja, tudo que fosse primordial para a vida humana e nada mais.

Para aplicá-la no ambiente empresarial, é preciso mobilizar os colaboradores, fragmentar a empresa em partes (departamentos ou áreas) para que seja possível analisar cada um dos processos individualmente, definir o porquê da redução dos gastos, analisar as métricas (saber os números da empresa) e definir o limiar, ou seja, o mínimo necessário para a empresa funcionar.

CRM – Customer Relationship Management

A sigla CRM vem do inglês “Customer Relationship Management” e significa “Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente”. 

Sua sigla por si só já esclarece muita coisa. Esse gerenciamento nada mais é do que um acompanhamento que você tem do cliente para coletar dados dele, integrar informações, minimizar erros e automatizar os setores de venda e marketing, permitindo um relacionamento duradouro e melhorando sua experiência no processo de venda. 

Através do CRM, é possível organizar o processo de vendas e acompanhar o funil em tempo real, ter todos os dados em um só lugar, saber o que cada cliente compra e sua opinião, focar nas suas necessidades e fidelizá-los, podendo acontecer simplesmente por meio de uma caderneta, planilha no Excel ou software, sendo este último o mais recomendado por ser mais eficiente e seguro.

Business Model Canvas

Um modelo de negócio trata-se da descrição da lógica como uma organização cria, distribui e captura dinheiro. Para auxiliá-lo, existe uma ferramenta estratégica de gestão e empreendedorismo chamada Business Model Canvas, que descreve todo o negócio por meio de nove grandes blocos, sendo eles: 

1. Proposta de valor: o que a sua empresa tem de valor para entregar para o seu cliente. Exemplos: moda e mobilidade;

2. Parceiros-chave: parcerias importantes para o funcionamento do seu negócio;

3. Atividades-chave: atividades essenciais para o funcionamento do seu negócio;

4. Recursos-chave: recursos indispensáveis para o funcionamento do seu negócio; 

5. Relacionamento com os clientes: meios com os quais a empresa interage com seus clientes. Exemplos: call center, SAC, redes sociais e loja;

6. Canais: formas com que a empresa sensibiliza seus potenciais clientes, informando que tem a solução para os seus problemas, e como ela entrega a sua proposta de valor. Exemplos: venda direta, site, redes sociais, publicidade online e e-commerce;

7. Segmentos de clientes: público almejado como cliente;

8. Estrutura de custos: todos os custos da operação do modelo de negócio. Exemplos: marketing, infraestrutura das lojas, vendedores e fortalecimento da marca;

9. Fontes de receita: como a empresa ganha dinheiro. Exemplo: vendas.

   
   

 A primeira parte do Business Model Canvas que deve ser preenchida deve ser a proposta de valor, pois ela é a essência de tudo. É o que você se compromete a entregar com o seu negócio. Na sequência, você pode ir para a esquerda ou para a direita do quadro, finalizando com a parte de baixo (custos e receitas).

Essa ferramenta permite ter uma visão global do seu negócio e estender todo o seu potencial, planejar como atingir o público específico e obter um excelente ROI. 

Ciclo PDCA

A sigla PDCA vem do inglês “Plan, Do, Check and Act” e significa “Planejar, Executar, Checar/Analisar e Agir/Ajustar”, respectivamente. Foi muito popularizada na década de 50 e criada por William Edwards Deming, professor de gerenciamento de qualidade dos EUA.

O ciclo PDCA trata-se de uma ferramenta ou metodologia de qualidade que facilita a tomada de decisões e o planejamento eficaz, estando pautado em quatro pilares, que compõem a sua sigla. Por ser cíclico, deve ser aplicado continuamente para a busca da melhoria na empresa. 

1. Na etapa de Planejamento, você deve estabelecer os objetivos e as ações que devem ser realizadas.

2. Na etapa de Execução, você deve implementar as ações necessárias.

3. Na etapa de Checagem/Análise, você deve monitorar e medir os resultados em relação aos objetivos e padrões esperados.

4. E por fim, na etapa de Ação/Ajuste, você deve identificar correções necessárias e executar ações para promover a melhoria contínua do processo de trabalho em questão.

Com essa ferramenta, sua empresa será capaz de ter um controle mais eficiente de processos, tanto para atividades internas quanto externas, e dados e informações padronizados, minimizando falhas e erros.

 A partir de agora você tem conhecimento de algumas das principais ferramentas de gestão para a seu negócio. Cada uma possui um objetivo específico e funcionalidades peculiares. O ideal é que a escolha de qual aplicar seja feita conforme as maiores necessidades de sua empresa e projeto a ser executado. E aí? Já conhecia alguma delas?